Ο Copilot έχει βάλει γερά το πόδι του στο Excel Και το κάνει αυτό με δύο συμπληρωματικά χαρακτηριστικά: την ενσωματωμένη εμπειρία ribbon με συνομιλία και βοηθούς, και μια νέα εγγενή λειτουργία της μηχανής υπολογισμών που σας επιτρέπει να γράφετε οδηγίες φυσικής γλώσσας απευθείας σε ένα κελί. Δεν είναι μαγικό, αλλά είναι ένα πρακτικό άλμα για όσους ζουν με πίνακες, εύρη και καθορισμένα ονόματα, επειδή η έξοδος μεταφέρεται στο πλέγμα όπως οποιοδήποτε κλασικό αποτέλεσμα του Excel.
Συνιστάται να προσαρμόζετε τις προσδοκίες από την αρχήΤο Copilot σας βοηθά να συνοψίζετε, να ταξινομείτε, να ταξινομείτε, να δημιουργείτε και να εξηγείτε τύπους, ακόμη και να εισάγετε δεδομένα καθοδηγώντας σας από κοινές πηγές στο οικοσύστημα της Microsoft, αλλά δεν λειτουργεί ως αυτόματος πιλότος ικανός να ολοκληρώσει ένα σύνθετο έργο από την αρχή μέχρι το τέλος από μόνο του. Παρόλα αυτά, η πρόοδος είναι απτή και, όταν χρησιμοποιείται με σύνεση, εξοικονομεί χρόνο και αποφεύγει τα εμπόδια κατά τη μετάβαση από τα δεδομένα σε σαφείς πληροφορίες.
Τι είναι το Copilot στο Excel και σε τι χρησιμοποιείται;
Η κεντρική ιδέα είναι απλή: Υποβάλετε μια ερώτηση χρησιμοποιώντας φυσική γλώσσα και λάβετε μια χρήσιμη απάντηση μέσα στο Excel. Αυτή η απάντηση μπορεί να είναι ένας τύπος, μια σύνοψη κειμένου, ένας προτεινόμενος πίνακας με στήλες, μια κατηγοριοποιημένη ταξινόμηση, ένα γράφημα ή ένας συγκεντρωτικός πίνακας, ανάλογα με τον τύπο του αιτήματος και το διαθέσιμο περιβάλλον στο υπολογιστικό φύλλο. Στην ενσωματωμένη λειτουργία του, το Copilot σας καθοδηγεί επίσης σε αυτοματοποιημένες εργασίες, όπως η γρήγορη εισαγωγή, η επισήμανση, η ταξινόμηση ή το φιλτράρισμα δεδομένων.
Το πιο εντυπωσιακό νέο χαρακτηριστικό είναι η συνάρτηση =COPILOT()., η οποία συμπεριφέρεται όπως οποιαδήποτε άλλη γνωστή συνάρτηση προγράμματος. Πληκτρολογείτε το σύμβολο ισότητας, προσθέτετε το COPILOT σε παρένθεση και καθορίζετε την εντολή και, εάν ισχύει, το εύρος δεδομένων αναφοράς. Το αποτέλεσμα εμφανίζεται στο κελί ή σε ένα εύρος εξόδου, υπολογίζεται ξανά όταν αλλάζουν τα δεδομένα και δεν απαιτεί εξωτερικά σενάρια ή πρόσθετα για να εκτελεστεί.
Βασικά πλεονεκτήματα στο Excel
- Υποβοηθούμενη εισαγωγή δεδομένωνΤο Copilot μπορεί να σας βοηθήσει να φέρετε πληροφορίες από τον ιστό, αρχεία που φιλοξενούνται σε OneDrive ή SharePointή ακόμα και από τις εσωτερικές επικοινωνίες του οργανισμού σας, μειώνοντας τις τυπικές τριβές καταγραφής και προετοιμασίας.
- Επισήμανση, ταξινόμηση και φίλτρα εν κινήσειΜε απλές οδηγίες, το Copilot μπορεί να επισημάνει σχετικά κελιά, να προτείνει προσαρμοσμένα φίλτρα και να εφαρμόσει χρήσιμες ταξινομήσεις, για παράδειγμα, για να βλέπει μόνο αριθμούς μεγαλύτερους από ένα συγκεκριμένο όριο χωρίς να δημιουργεί τύπους χειροκίνητα.
- Δημιουργία και εξήγηση τύπων- Εάν χρειάζεστε μια υπολογισμένη στήλη ή έναν συγκεκριμένο μετασχηματισμό, το Copilot προτείνει τον κατάλληλο τύπο και εξηγεί ακόμη και πώς λειτουργεί, βοηθώντας σας να μάθετε και να επικυρώσετε τι κάνετε.
- Ταυτοποίηση πληροφοριών: Η αναζήτηση τάσεων, κορυφώσεων, καθοδικών τιμών, ακραίων τιμών, συνόψεων, γραφημάτων ή συγκεντρωτικών πινάκων σάς επιτρέπει να μεταβείτε από δεδομένα σε ευρήματα χωρίς να φύγετε από το υπολογιστικό φύλλο.
Πού να βρείτε το Copilot στο Excel
- Εικονίδιο στην καρτέλα Αρχική σελίδαΣτην κορδέλα, θα δείτε το κουμπί Copilot, από το οποίο μπορείτε να ανοίξετε προτάσεις, να ξεκινήσετε μια συζήτηση και να αποκτήσετε πρόσβαση στις κύριες επιλογές.
- Ενέργειες in situ σε κύτταραΌταν επιλέγεται ένα κελί, ενδέχεται να εμφανιστεί ένα εικονίδιο Copilot που αναβοσβήνει για να εκτελέσει ενέργειες σχετικές με το συγκεκριμένο περιβάλλον.
Πώς χρησιμοποιείται στην πράξη
Πριν ζητήσετε οτιδήποτε από τον Copilot,, βεβαιωθείτε ότι τα δεδομένα έχουν κατανοητή μορφή: ιδανικά, θα πρέπει να μετατρέψετε το εύρος σε πίνακα ή, τουλάχιστον, να εργαστείτε με σαφώς καθορισμένα εύρη, ώστε ο βοηθός να έχει ένα στέρεο περιεχόμενο.
Από το εικονίδιο του Συγκυβερνήτη Μπορείτε να επιλέξετε από γρήγορες προτάσεις, όπως δημιουργία κάτι νέου, πρόταση τύπων και μορφών ή σύνοψη δεδομένων, και μπορείτε επίσης να ανοίξετε το παράθυρο συνομιλίας για να υποβάλετε το δικό σας αίτημα με δικά σας λόγια.
Αν επιλέξετε να συνομιλήσετε, έχετε προκαθορισμένες ιδέες για άμεση απάντηση και την ελευθερία να κάνετε ερωτήσεις ή να δίνετε οδηγίες, περιορίζοντάς το πάντα στο σχετικό σύνολο δεδομένων, ώστε οι απαντήσεις να εφαρμόζονται άμεσα στο υπολογιστικό σας φύλλο.
Η συνάρτηση Copilot(): πώς να την καλέσετε και γιατί έχει σημασία
Η χρήση του είναι τόσο φυσική όσο η πληκτρολόγηση =SUM ή =VLOOKUPΑπλώς πληκτρολογήστε =COPILOT() και, μέσα στις παρενθέσεις, συμπεριλάβετε την εντολή και, εάν υπάρχουν, τις αναφορές εύρους. Το επιστρεφόμενο αποτέλεσμα συμπεριφέρεται όπως οποιαδήποτε άλλη έξοδος από τη μηχανή υπολογισμού, επιτρέποντας την απρόσκοπτη ενσωμάτωση στις ροές εργασίας σας.
Ο εγγενής χαρακτήρας κάνει τη διαφοράΔεν χρειάζεστε μακροεντολές ή επεκτάσεις, τα αποτελέσματα υπολογίζονται εκ νέου όταν αλλάζουν τα δεδομένα και συνεχίζετε να εργάζεστε με εύρη, πίνακες και καθορισμένα ονόματα ως συνήθως, γεγονός που μειώνει την καμπύλη εκμάθησης σχεδόν στο μηδέν.
Συνήθεις περιπτώσεις χρήσης χωρίς να χρειάζεται να φύγετε από το φύλλο
- Καταιγισμός ιδεών μέσα στο βιβλίο: Δημιουργεί λίστες εννοιών, τίτλων ή λέξεων-κλειδιών από μια σύντομη περιγραφή ή ζητά πιο σαφείς ή πιο επίσημες επανεγγραφές του επικολλημένου κειμένου.
- Περιλήψεις που φτάνουν στο νόημά τους: Υποδεικνύει ένα ευρύ φάσμα και ζητά μια σύνοψη με τάσεις, κορυφές και πτώσεις για να μετατρέψει έναν μεγάλο πίνακα σε μια επεξηγηματική παράγραφο έτοιμη για αναφορά.
- Άμεση ταξινόμηση σε νέες στήλεςΑπό μια στήλη σχολίων, αιτημάτων ή απαντήσεων σε έρευνα, ζητήστε ετικέτες όπως θετικές, ουδέτερες ή αρνητικές και προσθέστε μια σύντομη κατηγορία για να διευκολύνετε την ανάλυση.
- Λίστες και πίνακες εν κινήσειΠεριγράψτε την επιθυμητή δομή και αφήστε την να προτείνει έναν πίνακα με στήλες όπως εργασία, υπεύθυνος, ημερομηνία και κατάσταση, ιδανικός ως βάση για να οργανωθείτε χωρίς να χάνετε χρόνο στη διάταξη.
Εφαρμοσμένο παράδειγμα: από διάσπαρτες απόψεις σε εφαρμόσιμες ιδέες
Φανταστείτε ένα φύλλο αξιολόγησης για μια νέα καφετιέρα.Μερικά σχόλια αναφέρονται στη γεύση, άλλα στον θόρυβο ή στη χωρητικότητα της δεξαμενής. Με το Copilot, μπορείτε να διαβάσετε αυτήν τη στήλη και να δείτε μερικές επιπλέον στήλες στα δεξιά με το συναίσθημα κάθε σχολίου και μια σύντομη κατηγορία όπως γεύση, θόρυβος ή χωρητικότητα δεξαμενής.
Αυτό το μικρό βήμα αλλάζει το παιχνίδι: Μεταβαίνετε από μια μη ταξινομημένη λίστα σε κάτι που μπορεί να φιλτραριστεί, να ταξινομηθεί και να συνοψιστεί σε λίγα λεπτά. Μπορείτε, για παράδειγμα, να μετρήσετε περιστατικά ανά κατηγορία, να εστιάσετε στα πιο συνηθισμένα προβλήματα ή να γράψετε μια εκτελεστική περίληψη για να την μοιραστείτε με την ομάδα.
Διαφορές πεδίου εφαρμογής: Εμπειρία Copilot έναντι εγγενούς λειτουργικότητας
Υπάρχει μια σημαντική λεπτομέρεια σχετικά με τις πηγές- Η ενσωματωμένη εμπειρία Copilot μπορεί να σας βοηθήσει να εισαγάγετε δεδομένα από το web, το OneDrive, το SharePoint ή εσωτερικές επικοινωνίες, ενώ η εγγενής συνάρτηση =COPILOT() που δοκιμάζεται λειτουργεί αυστηρά με τα δεδομένα που υπάρχουν στο βιβλίο εργασίας.
Με άλλα λόγια, ο βοηθός δεν πετάει από το σεντόνι σας.Η αξία έγκειται στην κατανόηση του τι βρίσκεται μπροστά σας, στον μετασχηματισμό και την εξήγησή του, χωρίς να χρειάζεται να αναζητάτε μόνοι σας το Διαδίκτυο ή τα έγγραφα της εταιρείας, γεγονός που ενισχύει την ιχνηλασιμότητα και την ασφάλεια της ροής εργασίας.
Τι δεν κάνει ακόμα και γιατί δεν λειτουργεί στον αυτόματο πιλότο;
Μην περιμένετε να λύσω πολύπλοκα έργα από την αρχή μέχρι το τέλος.Οι μαζικές εργασίες, όπως η ενοποίηση πολλαπλών καθολικών θυγατρικών, η μετατροπή νομισμάτων με την επίσημη ισοτιμία, η εξάλειψη διπλότυπων και η δημιουργία τριμηνιαίου ισολογισμού με συγκριτικά διαγράμματα, εξακολουθούν να απαιτούν επίπεδα ανθρώπινου ελέγχου και ενδιάμεσα βήματα.
Η δύναμη του Copilot βρίσκεται στο σκυρόδεμαΚατανοεί οδηγίες φυσικής γλώσσας που εφαρμόζονται στο περιεχόμενο του φύλλου, επιταχύνει τις εργασίες ανάλυσης, προτείνει τύπους και παρουσιάζει ευρήματα, αλλά απαιτεί να ορίσετε το πλαίσιο και να επικυρώσετε τα αποτελέσματα με επαγγελματικά κριτήρια.
Καλές πρακτικές για την προετοιμασία δεδομένων
Η μορφοποίηση δεδομένων σε έναν πίνακα βοηθάει πολύ- Όταν μετατρέπετε μια περιοχή σε πίνακα, το Excel δημιουργεί σαφείς επικεφαλίδες και δομημένες αναφορές, διευκολύνοντας το Copilot να κατανοήσει το περιεχόμενο και επιστρέφοντας πιο σταθερά, επαναχρησιμοποιήσιμα αποτελέσματα.
Ονομασία περιοχών και φροντίδα των επικεφαλίδων- Εάν τα πεδία ονομάζονται με σαφήνεια και τα εύρη είναι σαφώς καθορισμένα, οι οδηγίες φυσικής γλώσσας γίνονται πιο ακριβείς και τα αποτελέσματα απαιτούν λιγότερες επακόλουθες διορθώσεις.
Εξηγησιμότητα και εκμάθηση τύπων
Μια αρετή που συζητείται λίγο είναι η εξήγηση των τύπωνΌταν το Copilot προτείνει έναν τύπο, μπορεί να αναλύσει λεπτομερώς τη λογική του, βοηθώντας όσους δεν είναι εξοικειωμένοι με συγκεκριμένες συναρτήσεις να κατανοήσουν τον λόγο για κάθε μέρος και να αποφύγουν σφάλματα που προκαλούνται από αντιγραφή και επικόλληση χωρίς κατανόηση.
Αυτό μεταφράζεται σε μεταφορά γνώσηςΕκτός από την εύρεση της λύσης, μαθαίνετε και τη διαδρομή, η οποία μεσοπρόθεσμα ανεβάζει το επίπεδο της ομάδας και μειώνει την εξάρτηση από τη δοκιμή και το λάθος σε επαναλαμβανόμενες εργασίες.
Εγγενή αποτελέσματα και αυτόματος επανυπολογισμός
Τα αποτελέσματα συμπεριφέρονται όπως οποιαδήποτε έξοδος του Excel.: αποθηκεύονται στο φύλλο, μπορούν να αναφερθούν σε άλλους τύπους και ενημερώνονται όταν αλλάζουν τα δεδομένα προέλευσης, με τον ίδιο κύκλο επανυπολογισμού που ήδη γνωρίζετε.
Αυτό αποφεύγει πρόσθετα τεχνολογικά επίπεδαΧωρίς σενάρια ή πρόσθετα (plugins), η συντήρηση είναι απλούστερη, το αρχείο παραμένει το ίδιο και η συνεργασία με άλλους χρήστες δεν απαιτεί πρόσθετες εγκαταστάσεις.
Ποσοστώσεις χρήσης και λειτουργικά όρια
Υπάρχουν όρια για την αποφυγή κατάχρησης και τη διασφάλιση της σταθερότητας: : Η χρήση της λειτουργίας έχει όρια, όπως μέγιστο αριθμό περίπου 100 κλήσεων κάθε δέκα λεπτά και 300 ανά ώρα, επομένως συνιστάται να συγκεντρώνετε τα αιτήματα και να μην τα ενεργοποιείτε ανεξέλεγκτα.
Ο σχεδιασμός της αλληλεπίδρασης βοηθάειΗ ομαδοποίηση παρόμοιων εργασιών, η επικύρωση σε μικρά δείγματα πριν από την έναρξη εντολών μεγάλης κλίμακας και η αναθεώρηση των αποτελεσμάτων μειώνει τον κίνδυνο επίτευξης ορίων σε κρίσιμες στιγμές.
Αξιοπιστία, πιθανά σφάλματα και ευαίσθητα σενάρια
Η τεχνητή νοημοσύνη μπορεί να κάνει λάθηΟι λεγόμενες παραισθήσεις, δηλαδή τα αποτελέσματα που φαίνονται εύλογα αλλά δεν είναι σωστά, συνεχίζουν να υπάρχουν ακόμη και καθώς η τεχνολογία βελτιώνεται. Η ίδια η Microsoft συνιστά την επικύρωση των αποτελεσμάτων πριν από τη χρήση τους σε αναφορές ή σχετικές αποφάσεις.
Δεν είναι κατάλληλο για περιβάλλοντα υψηλού κινδύνουΕάν υπάρχουν νομικές, κανονιστικές ή κανονιστικές επιπτώσεις συμμόρφωσης, το πρότυπο ποιότητας απαιτεί χειροκίνητους ελέγχους και πλήρη ιχνηλασιμότητα, επομένως το Copilot θα πρέπει να παραμείνει υποστήριξη και όχι αποκλειστική πηγή.
Διαθεσιμότητα, απαιτήσεις και ανάπτυξη
Η πρόσβαση είναι σταδιακή και με απαιτήσεις: Προς το παρόν, όσοι έχουν ένα μπορούν να το δοκιμάσουν. Άδεια χρήσης συνοδηγού Microsoft 365 και βρίσκονται στο κανάλι Beta, τόσο σε Windows όσο και σε Mac, και η εταιρεία σχεδιάζει να τα φέρει στην έκδοση web του Excel μέσω του προγράμματος Frontier.
Δεν χρειάζεται να ενεργοποιηθεί τίποτα χειροκίνητα.Όταν πληρούνται οι απαιτήσεις, η λειτουργία εμφανίζεται στο φύλλο όπως οποιαδήποτε άλλη ενημέρωση προϊόντος και η χρήση της είναι εντελώς προαιρετική για κάθε χρήστη ή ομάδα.
Σχέση με το οικοσύστημα του Microsoft 365
Η εργασία με το OneDrive και το SharePoint διευκολύνει τις ροές εργασίαςΕάν τα αρχεία σας βρίσκονται στο Microsoft Cloud, η εμπειρία εισαγωγής και συνεργασίας του Copilot ενσωματώνεται άψογα με τις διαδικασίες αποθήκευσης και κοινής χρήσης.
Συντονισμός με την εσωτερική επικοινωνίαΣε εταιρικά περιβάλλοντα, το Copilot μπορεί επίσης να σας καθοδηγήσει ώστε να εισάγετε σχετικές πληροφορίες από τις επικοινωνίες του οργανισμού, όταν είναι απαραίτητο, πάντα εντός των δικαιωμάτων που ορίζονται από το περιβάλλον σας.
Πρακτικές συμβουλές χρήσης
Ξεκινήστε με συγκεκριμένα και μετρήσιμα αιτήματαΓια παράδειγμα, ζητήστε μια αξιολόγηση συναισθήματος σε μια στήλη σχολίων, μια σύνοψη ενός εύρους με ημερομηνίες και τιμές ή μια πρόταση πίνακα με συγκεκριμένα πεδία που θα χρησιμοποιήσετε.
Επικύρωση σε μικρή κλίμακα και αργότεραΑν η πρόταση λειτουργεί σε δέκα γραμμές, πιθανότατα θα λειτουργήσει και σε χίλιες και με αυτόν τον τρόπο αποφεύγετε εκπλήξεις αν το πραγματικό εύρος περιέχει εξαιρέσεις ή μορφές που δεν είχατε προβλέψει.
Καταγράψτε τις αποφάσεις σας στο ίδιο το φύλλοΑποθηκεύστε ένα κελί με την πιο αποτελεσματική οδηγία ή καταγράψτε το σκεπτικό πίσω από μια δημιουργημένη σύνοψη, ώστε οι άλλοι συμμαθητές να κατανοήσουν το περιεχόμενο και να μπορούν να το αναπαράγουν.
Ρεαλιστικές προσδοκίες και ισορροπία ανθρώπου-Τεχνητής Νοημοσύνης
Ακόμα και με προηγμένες εκδόσεις δεν υπάρχει απόλυτη βεβαιότηταΗ πληρωμή για ταχύτητα ή περισσότερες δυνατότητες δεν εξαλείφει το εγγενές περιθώριο σφάλματος, επομένως η ανθρώπινη κρίση και η αξιολόγηση εξακολουθούν να είναι απαραίτητες για να διασφαλιστεί ότι τα νούμερα θα αθροιστούν.
Η αξία του Copilot έγκειται στην επιτάχυνση μιας καλοτελειωμένης δουλειάς.Εάν οργανώσετε τα δεδομένα σας, ορίσετε με σαφήνεια τους στόχους σας και εξετάσετε τα αποτελέσματά σας, η εξοικονόμηση χρόνου και τα σαφή αποτελέσματα είναι εμφανή, χωρίς να παραχωρήσετε τον έλεγχο των αποφάσεων.
Όποιος εργάζεται με το Excel σε καθημερινή βάση θα παρατηρήσει την αλλαγή.Με το Copilot, εργασίες που προηγουμένως περιελάμβαναν πολλαπλούς τύπους, δοκιμές και διορθώσεις επιλύονται με σαφείς οδηγίες, επιστρέφοντας την εστίαση στην ανάλυση και κοινοποιώντας χρήσιμα συμπεράσματα.
Το άμεσο μέλλον υποδηλώνει μια πιο ρευστή ολοκλήρωσηΚαθώς η ανάπτυξη προχωρά και ενσωματώνονται βελτιώσεις, η διαχωριστική γραμμή μεταξύ του αιτήματος για κάτι σε φυσική γλώσσα και της χειροκίνητης δημιουργίας του θα γίνεται πιο θολή, διατηρώντας παράλληλα τη δυνατότητα ελέγχου και προσαρμογής κάθε βήματος.
Μια πρακτική ιδέα: Το Copilot στο Excel δεν έχει σκοπό να αντικαταστήσει την κρίση σας, αλλά μάλλον να σας δώσει ταχύτητα και περιεχόμενο μέσα στο ίδιο το υπολογιστικό φύλλο. Εάν προετοιμάσετε καλά τα δεδομένα σας, χρησιμοποιήσετε σαφείς τύπους και τα εξετάσετε διεξοδικά, η συνάρτηση =COPILOT() και η ενσωματωμένη εμπειρία γίνονται ένας ευέλικτος σύμμαχος για την εισαγωγή, τον μετασχηματισμό, την επισήμανση και την επεξήγηση πληροφοριών χωρίς να χρειάζεται να φύγετε από το Excel. Κοινοποιήστε τον οδηγό ώστε να γνωρίζουν και άλλοι χρήστες σχετικά με αυτήν τη συνάρτηση Copilot().