Ο απόλυτος οδηγός για τη χρήση των λειτουργιών αναθεώρησης και σχολιασμού στο Word

Οι λειτουργίες του Αναθεώρηση και σχολιασμός στο Microsoft Word Έχουν γίνει απαραίτητα εργαλεία τόσο για φοιτητές όσο και για επαγγελματίες που εργάζονται στη δημιουργία και την επεξεργασία εγγράφων. Αν συνεργάζεστε συχνά σε ομάδες, εξετάζετε ακαδημαϊκά κείμενα ή χρειάζεται να παρακολουθείτε τις αλλαγές στα αρχεία σας, θα διαπιστώσετε ότι η κατανόηση αυτών των επιλογών θα διευκολύνει όχι μόνο την καθημερινή σας εργασία, αλλά και τη συνεργατική σας εργασία και την παραγωγικότητά σας. Παρόλο που πολλοί χρήστες γνωρίζουν τα βασικά, το Word ενσωματώνει μια σειρά από προηγμένα βοηθητικά προγράμματα και μικρά κόλπα που μπορούν να ανεβάσουν την εμπειρία επεξεργασίας σας στο επόμενο επίπεδο.

Σε αυτό το άρθρο, εξηγώ, με σαφή και περιεκτικό τρόπο, όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε σχετικά με τον τρόπο χρήσης της αναθεώρησης και του σχολιασμού στο Word, τόσο στην έκδοση για υπολογιστές όσο και στο web, καθώς και πρακτικές συμβουλές για να αξιοποιήσετε στο έπακρο αυτές τις λειτουργίες. Περιλαμβάνω διαδικασίες βήμα προς βήμα, διαφορές μεταξύ προβολών, επιλογές για την προσαρμογή της εμφάνισης, διαχείριση κριτικών και πολλά άλλα. Αν ποτέ νιώσατε χαμένοι ανάμεσα σε φυσαλίδες σχολίων, σημάδια αναθεώρησης ή απλώς θέλετε να αποφύγετε λάθη κατά την κοινή χρήση των αρχείων σας, μείνετε συντονισμένοι: ορίστε ο οριστικός οδηγός.

Σε τι χρησιμεύουν οι συναρτήσεις αναθεώρησης και σχολιασμού στο Word;

Η κύρια χρήση αυτών των εργαλείων είναι η διευκόλυνση της συνεργασία και παρακολούθηση εγγράφων. Επιτρέπουν σε πολλά άτομα να εργάζονται στο ίδιο αρχείο, το καθένα με τις δικές του συνεισφορές, σχόλια και προτάσεις, οι οποίες διαφοροποιούνται και καταγράφονται με σαφήνεια. Επιπλέον, παρέχουν ένα έλεγχος και πλήρης ιχνηλασιμότητα των αλλαγών (ποιος έκανε τι και πότε) και να βοηθήσει στην πρόληψη σφαλμάτων πριν από την τελική έκδοση.

Ποιες επιλογές αναθεώρησης και σχολιασμού είναι διαθέσιμες στο Word;

Οι λειτουργίες αξιολόγησης περιλαμβάνουν πολλά χαρακτηριστικά, αλλά τα κυριότερα είναι:

• σχόλιαΣας επιτρέπουν να εισάγετε σημειώσεις στο περιθώριο του εγγράφου, που σχετίζονται με ένα τμήμα κειμένου, για να προτείνετε, να ρωτήσετε ή να διορθώσετε κάτι χωρίς να αλλάξετε το αρχικό περιεχόμενο.
• Αλλαγή ελέγχουΚαταγράφει όλες τις αλλαγές που έγιναν (προσθήκες, διαγραφές, μορφοποίηση κ.λπ.), επισημαίνοντάς τες οπτικά, ώστε να είναι εύκολο να διακριθούν και να ελεγχθούν.
• Κριτική από πολλούς συγγραφείς: Παρακολουθεί ποιος χρήστης έκανε κάθε αλλαγή ή σχόλιο, για να διευκολύνει την απόδοση και τον συντονισμό.
• Πίνακας Αναθεωρήσεων και ΠροβολώνΠροσφέρει διαφορετικούς τρόπους απεικόνισης των αλλαγών, από την πιο βασική έως την ολοκληρωμένη παρακολούθηση.

Πώς να εισαγάγετε και να διαχειριστείτε σχόλια στο Word

Ξεκινάμε με τα πιο συνηθισμένα: προσθήκη και χειρισμός σχολίων. Η μέθοδος ενδέχεται να διαφέρει ελαφρώς ανάλογα με την έκδοση, αλλά τα τυπικά βήματα είναι πολύ παρόμοια στο Word για Windows, Mac και στο web.

Βήμα προς βήμα για να προσθέσετε ένα σχόλιο

1. Επιλέξτε το τμήμα κειμένου στο οποίο θέλετε να σχολιάσετε ή να τοποθετήσετε τον κέρσορα στην κατάλληλη θέση.
2. Μεταβείτε στην καρτέλα Για αναθεώρηση στο πάνω μέρος του Word.
3. Εντός της ομάδας σχόλιαΚάντε κλικ Νέο σχόλιο.
4. Πληκτρολογήστε το σχόλιό σας στο πεδίο που εμφανίζεται στο δεξί περιθώριο (ή στον πίνακα σχολίων, ανάλογα με την προβολή).
5. Στις σύγχρονες εκδόσεις, πατήστε Δημοσίευση ένα σχόλιο για επιβεβαίωση (μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε Ctrl + Enter ή ⌘ + Enter σε Mac).

Το σχόλιο θα επισημανθεί οπτικά δίπλα στο κείμενο και θα είναι ορατό σε οποιονδήποτε συνεισφέρει στο έγγραφο.

Πώς να απαντήσετε, να επιλύσετε και να διαγράψετε σχόλια

• Εσείς απάντηση σε ένα σχόλιο κάνοντας κλικ στο απάντηση, το οποίο δημιουργεί ένα νήμα συζήτησης, πολύ χρήσιμο στη συνεργατική εργασία.
• να διαλύων ένα σχόλιο, επιλέξτε το αντίστοιχο εικονίδιο (συνήθως ένα σημάδι επιλογής ή την επιλογή «Επίλυση»). Αυτό σηματοδοτεί το νήμα ως επιλυμένο, αν και παραμένει στο έγγραφο σε περίπτωση που θέλετε να το ανοίξετε ξανά.
• να διαγράψτε ένα σχόλιο, κάντε κλικ στο εικονίδιο επιλογών σχολίων (οι τρεις τελείες ή Περισσότερες ενέργειες νήματος) και επιλέξτε «Διαγραφή».
• Μπορείτε επίσης να επεξεργαστείτε ένα προηγούμενο σχόλιο επιλέγοντας το μολύβι.

Ανάθεση εργασιών με σχόλια

Σε νεότερες εκδόσεις και σε εταιρικά περιβάλλοντα του Microsoft 365, μπορείτε αναφέρετε έναν χρήστη που χρησιμοποιεί @name μέσα σε ένα σχόλιο για να αναθέσετε εργασίες ή να επιστήσετε την προσοχή κάποιου σε ένα συγκεκριμένο σημείο. Πληκτρολογώντας @ και επιλέγοντας το όνομα, το άτομο αυτό θα λάβει μια ειδοποίηση μέσω email. Επιπλέον, μπορείτε να επιλέξετε το πλαίσιο Ανάθεση σε για να μετατρέψετε το σχόλιο σε εκκρεμότητα.

Προβολές σχολίων: Συμφραζόμενα και Λίστα

Το Word προσφέρει δύο μορφές εμφάνισης για σχόλια:

• Προβολή με βάση τα συμφραζόμεναΕμφανίζει τα ενεργά σχόλια ευθυγραμμισμένα με το περιθώριο του εγγράφου, αποκρύπτοντας τα επιλυμένα σχόλια, έτσι ώστε η εστίαση να είναι σε ό,τι εκκρεμεί.
• Προβολή λίσταςΑνοίγει ένα πλευρικό πλαίσιο που εμφανίζει όλα τα ενεργά και επιλυμένα σχόλια ομαδοποιημένα σε μια καθολική λίστα. Όταν κάνετε κλικ σε ένα, το Word επισημαίνει το σχετικό κείμενο και προσαρμόζει την προβολή ώστε να ταιριάζει στην οθόνη.

Μπορείτε να κάνετε εναλλαγή μεταξύ των δύο προβολών από την καρτέλα Για αναθεώρηση ή χρησιμοποιώντας το κουμπί σχόλια στην κορδέλα. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να επιλέξετε αν θέλετε να βλέπετε μόνο ό,τι είναι σχετικό ανά πάσα στιγμή ή να έχετε μια επισκόπηση ολόκληρου του ιστορικού σχολίων σας.

Πώς να προσθέσετε εικόνες και εικονίδια σε σχόλια

Σε ειδικά συνεργατικά ή τεχνικά έγγραφα, μπορεί να είναι ενδιαφέρον προσθέστε εικόνες ή εικονίδια μέσα σε σχόλια:

1. Τοποθετήστε τον κέρσορα στο σημείο που θέλετε να εισαγάγετε την εικόνα μέσα στο ανοιχτό σχόλιο.
2. Πρόσβαση στην καρτέλα Εισάγετε.
3. Επιλέξτε Εικόνες και επιλέξτε από πού θα εισαγάγετε την εικόνα (από τον υπολογιστή σας, το cloud κ.λπ.).
4. Για εικονίδια, κάντε κλικ στο Εικόνες, επιλέξτε μια κατηγορία, επιλέξτε το εικονίδιο που αντιπροσωπεύει καλύτερα το σχόλιό σας και κάντε κλικ στο Εισάγετε.

Παρακολούθηση αλλαγών: Πώς να ενεργοποιήσετε, να χρησιμοποιήσετε και να διαχειριστείτε την παρακολούθηση αλλαγών

El Αλλαγή ελέγχου Είναι η κατεξοχήν λειτουργία να καταγράφονται όλα όσα συμβαίνουν σε ένα συνεργατικό έγγραφο. Εδώ εξηγώ πώς να το αξιοποιήσετε από την αρχή.

Ενεργοποίηση και απενεργοποίηση του ελέγχου αλλαγής

1. Κάντε κλικ στην καρτέλα Για αναθεώρηση.
2. Επιλέξτε Αλλαγή ελέγχου o Παρακολούθηση αλλαγών ανάλογα με την έκδοση.

Όταν είναι ενεργοποιημένη, οποιαδήποτε τροποποίηση (προσθήκη, διαγραφή, αλλαγή μορφής κ.λπ.) θα επισημαίνεται οπτικά στο έγγραφο. Οι διαγραφές εμφανίζονται συνήθως ως κείμενο με διακριτή διαγραφή και οι προσθήκες ως υπογραμμισμένο ή έγχρωμο κείμενο. Κάθε χρήστης θα βλέπει τις δικές του αλλαγές και αυτές των άλλων σε διαφορετικά χρώματα, αν το ρυθμίσετε με αυτόν τον τρόπο.

Si απενεργοποιήστε Με την Παρακολούθηση Αλλαγών, το Word σταματά την καταγραφή νέων αλλαγών, αν και οι προηγούμενες σημάνσεις θα συνεχίσουν να εμφανίζονται μέχρι να τις αποδεχτείτε ή να τις απορρίψετε.

Προηγμένες επιλογές ελέγχου αλλαγών

• Μπορείτε να επιλέξετε παρακολουθήστε μόνο τις δικές σας αλλαγές ή όλοι οι συνεργάτες (χρήσιμο για τη διαχείριση ομάδας).
• Καρτέλα Για αναθεώρηση > Αλλαγή ελέγχου Θα βρείτε τις επιλογές για να επιλέξετε «Μόνο δικό μου» ή «Για όλους τους χρήστες».
• Μέσα από το μενού Εμφάνιση επωνυμιών, επιλέξτε αν θέλετε να δείτε αλλαγές μορφοποίησης, εισαγωγές/διαγραφές, σχόλια ή φιλτράρισμα κατά τύπους αλλαγών και συγκεκριμένο αναθεωρητή.

Διαφορετικοί τρόποι εμφάνισης αλλαγών

• Απλή κριτικήΕμφανίζει μόνο μια κόκκινη γραμμή στο περιθώριο για να υποδείξει πού υπάρχουν αλλαγές, χωρίς να εμφανίζει τις λεπτομέρειες στο κείμενο. Ιδανικό για καθαρή θέα.
• Όλες οι κριτικέςΠαρουσιάζει όλα τα σημάδια (χρώματα, μπαλόνια, γραμμές), για μέγιστο έλεγχο των τροποποιήσεων.
• Δεν υπάρχει αξιολόγηση: Αποκρύπτει προσωρινά όλα τα σημάδια παρακολούθησης, αφήνοντας το έγγραφο σαν να ήταν όλες οι αλλαγές οριστικές (αλλά δεν διαγράφει τις πληροφορίες).
• Πρωτότυπο: Δείτε το αρχείο όπως ήταν πριν από τις αναθεωρήσεις, χωρίς ορατά σχόλια ή σημάνσεις. Ιδανικό για σύγκριση με την τροποποιημένη έκδοση.

Αποτελεσματική πλοήγηση μέσω αλλαγών και σχολίων

Όταν υπάρχουν δεκάδες σημειώσεις και προτάσεις, είναι εύκολο να χαθείς. Το Word διευκολύνει την εναλλαγή μεταξύ τους:

• χρήση προηγούμενος y εξής στην καρτέλα Για αναθεώρηση για να μεταβείτε απευθείας στην προηγούμενη/επόμενη αλλαγή ή σχόλιο.
• El Επιτροπή Αξιολόγησης (κάθετη ή οριζόντια) σας δείχνει μια πλήρη λίστα με όλες τις αλλαγές, ιδανική για να κάνετε μια τελική αξιολόγηση ή να ελέγξετε ότι δεν υπάρχουν εκκρεμείς βαθμολογίες.
• Μπορείτε να φιλτράρετε τις αλλαγές κατά τύπο επεξεργασίας (για παράδειγμα, μόνο προβολή αλλαγών μορφοποίησης) ή κατά συντάκτη.

Αποδοχή ή απόρριψη των αλλαγών

Για να ολοκληρώσετε την επεξεργασία και να αφήσετε το έγγραφο καθαρό, είναι ζωτικής σημασίας αποδοχή ή απόρριψη οι προτάσεις:

1. Επιλέξτε μια συγκεκριμένη αλλαγή, κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε δέχομαι o Απόρριψη.
2. Μπορείτε να προχωρήσετε γρήγορα στις αλλαγές χρησιμοποιώντας τις επιλογές Αποδεχτείτε και προχωρήστε, Απόρριψη και προώθησηή επιλέξτε Αποδοχή όλων των αλλαγών o Απόρριψη όλων των αλλαγών στο κύριο μενού.
3. Σε διαδοχικές αλλαγές, το Word επισημαίνει αυτόματα την επόμενη αλλαγή μετά από κάθε ενέργεια.
4. Να θυμάστε ότι μέχρι να αποδεχτείτε ή να απορρίψετε ένα σημάδι αναθεώρησης, αυτό θα παραμείνει ορατό στο έγγραφο.

Αφαιρέστε τα σημάδια αναθεώρησης και τα σχόλια πριν από την εκτύπωση ή την κοινοποίηση

Η απόκρυψη των αλλαγών δεν τις καταργεί: για οριστική κατάργηση σημαδιών αναθεώρησης και σχολίων, είναι απαραίτητο να ακολουθήσετε τη διαδικασία αποδοχής/απόρριψης αλλαγών και διαγραφής σχολίων. Αν εκτυπώνετε με ενεργές τις ενδείξεις, αυτές θα εμφανίζονται στο χαρτί, εκτός αν μεταβείτε στο Αρχείο > Ρυθμίσεις εκτύπωσης και απενεργοποιήστε την επιλογή «Εκτύπωση σημαδιών».

Έλεγχος αλλαγής κλειδαριάς: Αύξηση ασφάλειας στη συνεργασία

Εάν χρειάζεται να διασφαλίσετε ότι κανείς δεν μπορεί να απενεργοποιήσει τις εντοπισμένες αλλαγές ή να παραβιάσει το μητρώο χωρίς άδεια, το Word σάς επιτρέπει να κλείδωμα ελέγχου αλλαγής με κωδικό πρόσβασης:

1. από Για αναθεώρησηπαω σε Προστασία > Προστασία εγγράφου.
2. Ορίστε έναν ασφαλή κωδικό πρόσβασης στο αντίστοιχο πεδίο και επιβεβαιώστε τον.
3. Ενώ το στοιχείο ελέγχου είναι κλειδωμένο, κανείς δεν θα μπορεί να διακόψει την παρακολούθηση αλλαγών ή να αποδεχτεί/απορρίψει αλλαγές χωρίς το κλειδί.
4. Για να ξεκλειδώσετε, επαναλάβετε τη διαδικασία και απενεργοποιήστε την προστασία εισάγοντας τον κωδικό πρόσβασης.

Αυτή η λειτουργία είναι ιδιαίτερα χρήσιμη σε επαγγελματικά περιβάλλοντα όπου απαιτείται ιχνηλασιμότητα και απόλυτος έλεγχος της ροής εργασίας.

Εργασία ως ομάδα στο Word: αποτελεσματικός συγχρονισμός και κοινή χρήση

Το Word είναι έτοιμο για συνεργατική εργασία χάρη στην ενσωμάτωση με onedrive και το cloud του Microsoft 365. Η κοινή χρήση ενός αρχείου επιτρέπει σε πολλούς χρήστες να συνεργάζονται σε πραγματικό χρόνο:

• Χρησιμοποιήστε την επιλογή κοινή χρήση εγγράφου επιλέγοντας την κατάλληλη επιλογή και Να επιτρέπεται η επεξεργασία ώστε οι συνεργάτες να μπορούν να το τροποποιήσουν ενεργά.
• Ενεργοποιήστε το λειτουργία αναθεώρησης αν θέλετε όλες οι αλλαγές να παρακολουθούνται αυτόματα.
• Όλες οι επεξεργασίες αποθηκεύονται σε ένα μόνο αρχείο, επιτρέποντας μια πιο βελτιστοποιημένη ροή εργασίας και μειώνοντας τον κίνδυνο σφαλμάτων λόγω παρωχημένων εκδόσεων.

Διαχείριση αλλαγών ανά τύπο και χρήστη

Τα εργαλεία αξιολόγησης διαθέτουν προηγμένες επιλογές για φιλτράρετε και προβάλετε μάρκες ανάλογα με τις ανάγκες σας:

• Από το μενού Εμφάνιση επωνυμιών, μπορείτε να επιλέξετε να βλέπετε μόνο επεξεργασίες μορφοποίησης, εισαγωγές ή διαγραφές.
• Αν θέλετε να εστιάσετε στα σχόλια ενός συγκεκριμένου κριτικού, επιλέξτε το όνομά του και αποκρύψτε τα υπόλοιπα.
• Οι επωνυμίες εμφανίζονται με ένα μικρό σημάδι επιλογής δίπλα τους όταν είναι ενεργές.

Κριτικές για το cloud και τις κινητές συσκευές

Οι λειτουργίες αναθεώρησης και σχολιασμού του Word είναι διαθέσιμες τόσο στην επιφάνεια εργασίας όσο και στις εφαρμογές για iOS, iPad, Android και ιστός. Οι κύριες διαφορές εντοπίζονται συνήθως στη διεπαφή, αλλά οι βασικές επιλογές παραμένουν:

• Εισαγάγετε και απαντήστε σε σχόλια, δείτε όλες τις σημάνσεις και διαχειριστείτε τις αλλαγές από οποιαδήποτε συσκευή.
• Οι συνεργατικές ενέργειες και ο συγχρονισμός σε πραγματικό χρόνο λειτουργούν άψογα εάν το αρχείο αποθηκευτεί στο OneDrive.

Τι συμβαίνει όταν εκτυπώνετε ένα έγγραφο με αλλαγές ή σχόλια;

Από προεπιλογή, το Word προσφέρει την επιλογή να εκτυπώστε το έγγραφο με ή χωρίς σημάδια. Εάν δεν απενεργοποιήσετε την επιλογή "Σημείωση εκτύπωσης" στις ρυθμίσεις εκτύπωσης, όλα τα σχόλια και οι αναθεωρήσεις θα εμφανίζονται στην έντυπη έκδοση. Εάν χρειάζεται να παραδώσετε ένα καθαρό αντίγραφο, φροντίστε πρώτα να αποδεχτείτε/απορρίψετε τις αλλαγές και να διαγράψετε τα σχόλια.

Πίνακας αξιολόγησης και άλλα σχετικά εργαλεία

Για να διευκολυνθεί η αναθεώρηση ενός μακροσκελούς ή έντονα σχολιασμένου εγγράφου, υπάρχει το Επιτροπή Αξιολόγησης (κάθετα ή οριζόντια). Παρέχει μια ολοκληρωμένη εικόνα όλων των βαθμολογιών σας, συμπεριλαμβανομένης μιας σύνοψης του συνολικού αριθμού των εκκρεμών σχολίων και σχολίων, διευκολύνοντας τη διαχείριση των εργασιών πριν από την οριστικοποίηση του ζητήματος. Εδώ μπορείτε επίσης να ελέγξετε σχόλια που είναι πολύ μεγάλα για να εμφανιστούν πλήρως στα πλαίσια στο περιθώριο.

Συστάσεις για προχωρημένους χρήστες

• Μην ξεχάσετε να κλειδώσετε τον έλεγχο αλλαγών με κωδικό πρόσβασης εάν εργάζεστε με ευαίσθητα ή νομικά έγγραφα.
• Χρησιμοποιήστε φίλτρα χρήστη για να εστιάσετε στις επεξεργασίες από ένα συγκεκριμένο άτομο και να επιταχύνετε την αξιολόγηση.
• Επωφεληθείτε από τις συντομεύσεις πληκτρολογίου, όπως π.χ. Ctrl+Alt+M για γρήγορη προσθήκη σχολίων ή Ctrl + Enter να τα δημοσιεύσει.
• Για να ελέγξετε και να καθαρίσετε τα έγγραφα πριν τα υποβάλετε, χρησιμοποιείτε πάντα τον Πίνακα Αναθεώρησης για να βεβαιωθείτε ότι δεν υπάρχουν ακούσια σημάδια ή σχόλια.

Με αυτόν τον οδηγό, θα μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε τις λειτουργίες αναθεώρησης και να δημιουργείτε σχόλια στο Word. Κοινοποιήστε το και περισσότεροι άνθρωποι θα μάθουν πώς να το κάνουν..