La Προστασία εγγράφων του Office με ψηφιακά πιστοποιητικά Έχει γίνει σχεδόν απαραίτητο καθώς εγκαταλείπουμε τα χαρτιά και βασιζόμαστε σε αρχεία Word, Excel και PowerPoint για κάθε είδους διαδικασίες, συμβάσεις και εσωτερικές επικοινωνίες. Εάν αυτά τα έγγραφα περιέχουν ευαίσθητες πληροφορίες ή έχουν νομική αξία, η απλή προστασία τους με κωδικό πρόσβασης δεν αρκεί: είναι απαραίτητο να μπορούμε να αποδείξουμε ποιος τα υπέγραψε και ότι κανείς δεν τα έχει τροποποιήσει έκτοτε.
ο ψηφιακές υπογραφές που βασίζονται σε πιστοποιητικά Είναι το εργαλείο που χρησιμοποιεί το Microsoft Office για να παρέχει αυτήν την εγγύηση. Σας επιτρέπουν να αναγνωρίσετε τον υπογράφοντα, να σφραγίσετε το περιεχόμενο και να εντοπίσετε τυχόν επακόλουθες αλλαγές. Σε αυτό το άρθρο, θα δείτε, λεπτομερώς και με σαφήνεια, τι είναι τα ψηφιακά πιστοποιητικά και υπογραφές, ποιες εγγυήσεις προσφέρουν, πώς να τα αποκτήσετε (είτε από μια εκδίδουσα αρχή είτε δημιουργώντας τα μόνοι σας) και πώς να τα εφαρμόσετε σε Word, Excel και PowerPoint, τόσο ορατά όσο και αόρατα, με ή χωρίς λύσεις cloud όπως το eSigner CKA.
Τι ακριβώς είναι μια ψηφιακή υπογραφή στο Office;
Μια ψηφιακή υπογραφή είναι, ουσιαστικά, ένα κρυπτογραφημένη ηλεκτρονική «σφραγίδα ελέγχου ταυτότητας» Είναι ενσωματωμένο σε ένα ψηφιακό αρχείο, όπως ένα έγγραφο Word, ένα υπολογιστικό φύλλο Excel, μια παρουσίαση PowerPoint, ένα email ή ακόμα και μια μακροεντολή. Όταν ένα αρχείο είναι ψηφιακά υπογεγραμμένο, το Office μπορεί να επαληθεύσει ότι το περιεχόμενο προέρχεται από το άτομο ή την οντότητα που αναφέρεται ως υπογράφων και ότι δεν έχει τροποποιηθεί από τη στιγμή της υπογραφής.
Στα έγγραφα του Office μπορείτε να έχετε δύο κύριοι τύποι ψηφιακής υπογραφήςΜια ορατή υπογραφή (για παράδειγμα, μια γραμμή υπογραφής με το όνομά σας ή μια εικόνα της υπογραφής σας) και μια αόρατη υπογραφή, η οποία δεν καταλαμβάνει χώρο στο περιεχόμενο αλλά εξακολουθεί να προστατεύει την ακεραιότητα και την πνευματική ιδιοκτησία του αρχείου. Και στις δύο περιπτώσεις, η κρυπτογραφική ασφάλεια είναι η ίδια. Αυτό που αλλάζει είναι ο τρόπος με τον οποίο εμφανίζεται η υπογραφή στον χρήστη.
Ψηφιακό πιστοποιητικό, πιστοποιητικό υπογραφής και φορέας έκδοσης
Για να μπορέσετε να υπογράψετε ψηφιακά, χρειάζεστε ένα ψηφιακό πιστοποιητικό υπογραφήςΑυτό το πιστοποιητικό λειτουργεί ως ένα είδος «ηλεκτρονικής ταυτότητας» για τον υπογράφοντα: επαληθεύει την ταυτότητά του και περιέχει το δημόσιο κλειδί που χρησιμοποιείται για τον έλεγχο της εγκυρότητας της υπογραφής που δημιουργήθηκε με το αντίστοιχο ιδιωτικό κλειδί.
Το πιστοποιητικό συνήθως εκδίδεται από φορέας έκδοσης πιστοποιητικών (CA)Αυτή η υπηρεσία λειτουργεί παρόμοια με έναν συμβολαιογράφο: επαληθεύει την ταυτότητα του ατόμου ή του οργανισμού, εκδίδει το πιστοποιητικό και διατηρεί αρχείο έγκυρων, ληγμένων ή ανακλημένων πιστοποιητικών. Αυτά τα πιστοποιητικά έχουν περιορισμένη περίοδο ισχύος (συχνά περίπου ένα έτος) και μόλις λήξουν, πρέπει να ανανεωθούν ή να ζητηθεί νέο πιστοποιητικό για να συνεχιστεί η υπογραφή εγγράφων με πλήρη ισχύ.
Στο πλαίσιο του Office, το πιστοποιητικό μπορεί να παρουσιαστεί σε διάφορες μορφές: πιστοποιητικά υπογραφής προσωπικών εγγράφων (για παράδειγμα, PersonalSign), πιστοποιητικά που εκδίδονται από τη δημόσια διοίκηση ή την εταιρεία, πιστοποιητικά που είναι εγκατεστημένα στον υπολογιστή (αποθήκη πιστοποιητικών των Windows) ή πιστοποιητικά που βρίσκονται στο cloud και είναι προσβάσιμα μέσω συγκεκριμένων εργαλείων όπως το eSigner Cloud Key Adapter.
Εγγυήσεις που παρέχονται από μια ψηφιακή υπογραφή στο Office
Οι ψηφιακές υπογραφές δεν αφορούν απλώς την «ονομασία» ενός εγγράφου. Έχουν σχεδιαστεί για να προσφέρουν ένα σύνολο εγγυήσεις ασφάλειας και ιχνηλασιμότητας τα οποία επιτρέπουν τη χρήση του αρχείου ως αξιόπιστης απόδειξης σε εσωτερικές διαδικασίες ή ακόμη και ενώπιον τρίτων.
Συγκεκριμένα, μια σωστά διαμορφωμένη ψηφιακή υπογραφή παρέχει:
- ΑυθεντικότηταΑυτό επιβεβαιώνει ότι το άτομο ή η οντότητα που αναφέρεται ως υπογράφων είναι όντως αυτός που δημιούργησε την υπογραφή. Αυτό βασίζεται στο ψηφιακό πιστοποιητικό και την σχετική υποδομή δημόσιου κλειδιού.
- ΑκεραιότηταΑυτό διασφαλίζει ότι το περιεχόμενο του αρχείου δεν έχει παραποιηθεί από τότε που υπογράφηκε. Εάν κάποιος τροποποιήσει το έγγραφο, η υπογραφή καθίσταται άκυρη και το Office θα εμφανίσει προειδοποιήσεις κατά το άνοιγμά του.
- Δεν αποκηρύσσω (δεν απορρίπτω)Προσφέρει τεχνικά στοιχεία που αποδεικνύουν ότι ο υπογράφων παρενέβη στη δημιουργία αυτής της ψηφιακής υπογραφής, γεγονός που καθιστά δύσκολο για αυτόν να αρνηθεί αργότερα τη συμμετοχή του στην υπογραφή του εγγράφου.
- Πιστοποίηση Περιεχομένου: όταν οι υπογραφές συνοδεύονται από χρονικές σφραγίδες που εκδίδονται από αξιόπιστους διακομιστέςΣε ορισμένες δικαιοδοσίες και σενάρια, μπορούν να έχουν αξία παρόμοια με αυτήν μιας επίσημης πιστοποίησης του εγγράφου.
Για να εκπληρωθούν αυτές οι εγγυήσεις, είναι ζωτικής σημασίας να Η ψηφιακή υπογραφή και το σχετικό πιστοποιητικό πρέπει να πληρούν ορισμένες προϋποθέσειςΗ υπογραφή πρέπει να είναι έγκυρη (χωρίς σφάλματα κρυπτογράφησης), το πιστοποιητικό δεν μπορεί να λήξει ή να ανακληθεί, ο εκδότης ή ο υπογράφων πρέπει να θεωρείται αξιόπιστος και η οντότητα που εξέδωσε το πιστοποιητικό πρέπει να είναι αναγνωρισμένη ή αποδεκτή αρχή στο περιβάλλον σας.
Τι είναι ένα ψηφιακό πιστοποιητικό και γιατί είναι απαραίτητο;
Στη γλώσσα του Office και της ασφάλειας υπολογιστών, όταν μιλάμε για ψηφιακή υπογραφή, σχεδόν πάντα μιλάμε για μια Ψηφιακό πιστοποιητικό X.509 Εκδίδεται για υπογραφή εγγράφων. Αυτό το πιστοποιητικό περιλαμβάνει το δημόσιο κλειδί, τα στοιχεία αναγνώρισης του κατόχου (όνομα, email, οργανισμός κ.λπ.), την οντότητα έκδοσης, την περίοδο ισχύος και τις επιτρεπόμενες χρήσεις (όπως υπογραφή εγγράφων ή υπογραφή email S/MIME).
Χρειάζεστε ένα έγκυρο και κατάλληλο πιστοποιητικό για υπογραφή Εάν θέλετε να υπογράψετε αρχεία του Office, ώστε άλλοι να μπορούν να επαληθεύσουν την υπογραφή στους υπολογιστές τους, το Office χρησιμοποιεί το δημόσιο κλειδί του πιστοποιητικού και την αλυσίδα εμπιστοσύνης πίσω στην Αρχή έκδοσης πιστοποιητικών (CA) για να καθορίσει εάν θα θεωρήσει την υπογραφή αξιόπιστη. Εάν το πιστοποιητικό δεν εκδίδεται από αξιόπιστη αρχή, ο χρήστης θα δει προειδοποιήσεις κατά την επικύρωση της υπογραφής.
Είναι σημαντικό να γίνει διάκριση μεταξύ του ότι πολλά οικοσυστήματα χρησιμοποιούν πιστοποιητικά για διαφορετικές λειτουργίεςΟρισμένα πιστοποιητικά χρησιμοποιούνται για την κρυπτογράφηση και την υπογραφή email (S/MIME), άλλα έχουν σχεδιαστεί για έλεγχο ταυτότητας ιστού (πιστοποιητικά SSL/TLS) και άλλα προορίζονται για την υπογραφή εγγράφων του Office ή PDF. Η επιλογή του σωστού τύπου διασφαλίζει ότι το Office ερμηνεύει σωστά τη χρήση του.
Πώς να αποκτήσετε ένα ψηφιακό πιστοποιητικό για την υπογραφή εγγράφων του Office
Για να ξεκινήσετε την υπογραφή των εγγράφων Word, Excel ή PowerPoint, έχετε δύο κύριες διαδρομές: ζητήστε πιστοποιητικό από αναγνωρισμένο φορέα έκδοσης ή δημιουργήστε το δικό σας (αυτουπογεγραμμένο) πιστοποιητικό για εσωτερική χρήση ή δοκιμή.
Αποκτήστε πιστοποιητικό από επίσημη Αρχή Πιστοποίησης ή συνεργάτη
Αν ο στόχος σας είναι ανταλλαγή ψηφιακά υπογεγραμμένων εγγράφων με άλλα άτομα ή οργανισμούς (πελάτες, προμηθευτές, δημόσιες διοικήσεις κ.λπ.) και ότι μπορούν να επαληθεύσουν την αυθεντικότητα χωρίς επιπλοκές, συνιστάται η απόκτηση του πιστοποιητικού από τρίτο φορέα πιστοποίησης (CA) με καλή φήμη.
Υπάρχουν πολλοί εμπορικοί πάροχοι που εκδίδουν πιστοποιητικά υπογραφής προσωπικών ή εταιρικών εγγράφωνΟρισμένα, όπως τα πιστοποιητικά PersonalSign 2+ ή πιστοποιητικά συμβατά με προγράμματα όπως το AATL (Adobe Approved Trust List), έχουν σχεδιαστεί για να παρέχουν υψηλό επίπεδο επαληθευμένης ταυτότητας. Πολλοί οργανισμοί, κυβερνήσεις και επιχειρήσεις λειτουργούν επίσης τις δικές τους εσωτερικές Αρχές Πιστοποίησης (CA) για τη διαχείριση πιστοποιητικών για το προσωπικό τους.
Αυτού του είδους τα πιστοποιητικά συνήθως απαιτούν διαδικασία επικύρωσης ταυτότητας (υποβολή εγγράφου, επικύρωση τομέα, επαλήθευση εταιρείας, κ.λπ.). Μόλις εκδοθεί, μπορείτε να το εγκαταστήσετε στο χώρο αποθήκευσης πιστοποιητικών των Windows ή να το χρησιμοποιήσετε μέσω συγκεκριμένων εργαλείων, έτσι ώστε το Office να το ανιχνεύει ως διαθέσιμη επιλογή κατά την υπογραφή.
Δημιουργήστε το δικό σας ψηφιακό πιστοποιητικό για άμεση υπογραφή
Αν χρειάζεστε μόνο υπογράψτε γρήγορα ένα έγγραφο για προσωπική χρήση ή απόδειξηΚαι αν δεν ενδιαφέρεστε να το επικυρώσετε από εξωτερικούς τρίτους με πλήρη εμπιστοσύνη από μια εμπορική αρχή έκδοσης πιστοποιητικών (CA), μπορείτε να δημιουργήσετε το δικό σας αυτο-υπογεγραμμένο ψηφιακό πιστοποιητικό.
Σε περιβάλλοντα Windows, αυτό το πιστοποιητικό συνήθως αποθηκεύεται στο αποθετήριο προσωπικών πιστοποιητικών του συστήματος. Ιστορικά, αυτή η διαχείριση μπορούσε να ελεγχθεί από προγράμματα περιήγησης όπως ο Internet Explorer, μέσω της πρόσβασης στις Επιλογές Internet και, στην καρτέλα Περιεχόμενο, μέσω της προβολής προσωπικών πιστοποιητικών. Παρόλο που ο Internet Explorer είναι πλέον παρωχημένος, η ιδέα παραμένει η ίδια: το προσωπικό σας πιστοποιητικό είναι καταχωρημένο στο σύστημα και το Office μπορεί να το εντοπίσει ως υποψήφιο για υπογραφή.
Λάβετε υπόψη ότι ένα αυτο-υπογεγραμμένο πιστοποιητικό είναι χρήσιμο για δοκιμή ροών ψηφιακής υπογραφήςΕίναι κατάλληλο για εσωτερική εκπαίδευση ή σενάρια χαμηλής ζήτησης, αλλά συνήθως δεν είναι κατάλληλο όταν χρειάζεστε τρίτα μέρη, εκτός του οργανισμού σας, να εμπιστευτούν την υπογραφή χωρίς να χρειάζεται να εγκαταστήσουν χειροκίνητα το πιστοποιητικό ρίζας σας.
Ψηφιακές υπογραφές στο cloud με τον προσαρμογέα κλειδιών cloud eSigner (CKA)
Εκτός από τα τοπικά εγκατεστημένα πιστοποιητικά, γίνεται ολοένα και πιο συνηθισμένη η χρήση υπηρεσίες υπογραφής που βασίζονται στο cloud που διευκολύνουν τη διαχείριση κλειδιών και πιστοποιητικών. Ένα συγκεκριμένο παράδειγμα είναι το eSigner Cloud Key Adapter (CKA), μια εφαρμογή των Windows που λειτουργεί ως εικονικό διακριτικό USB και ενσωματώνεται με το Office.
Ο προσαρμογέας eSigner CKA φορτίζει το πιστοποιητικά υπογραφής που φιλοξενούνται στο cloud απευθείας στο χώρο αποθήκευσης πιστοποιητικών των Windows, έτσι ώστε το Word, το Excel ή το PowerPoint να τα βλέπουν σαν να ήταν τοπικά πιστοποιητικά. Αυτό απλοποιεί σημαντικά τη διαδικασία υπογραφής σε οργανισμούς που δεν θέλουν να διανέμουν φυσικά κρυπτογραφικές συσκευές ή να εγκαθιστούν πιστοποιητικά σε κάθε υπολογιστή.
Τα πλεονεκτήματα της χρήσης του eSigner CKA με το Office 365 περιλαμβάνουν:
- Άμεση ενσωμάτωση με το Microsoft 365Μπορείτε να υπογράψετε από Word, Excel και PowerPoint σχεδόν σαν να επρόκειτο για ένα τοπικά εγκατεστημένο πιστοποιητικό.
- Κεντρικά διαχειριζόμενα πιστοποιητικάΤα πιστοποιητικά υπογραφής εγγράφων (π.χ., που εκδίδονται από το SSL.com) διατηρούνται στην υποδομή της Αρχής Πιστοποίησης και χρησιμοποιούνται υπό τον έλεγχο των εταιρικών πολιτικών.
- Μεγαλύτερη ασφάλεια και συμμόρφωσηΤο ιδιωτικό κλειδί δεν εκτίθεται στον υπολογιστή του χρήστη, γεγονός που μειώνει τον κίνδυνο κλοπής κλειδιού και διευκολύνει τη συμμόρφωση με τους κανονισμούς που απαιτούν ασφαλή αποθήκευση.
Για να χρησιμοποιήσετε αυτό το είδος υπηρεσίας, γενικά χρειάζεστε τρία βασικά στοιχεία: ένα πιστοποιητικό υπογραφής εγγράφων που έχει εκδοθεί σωστά από τον πάροχο (όπως το SSL.com), μια ενεργή συνδρομή στην υπηρεσία υπογραφής cloud (eSigner ή παρόμοια) και η εγκατάσταση του προσαρμογέα ή του προγράμματος-πελάτη (σε αυτήν την περίπτωση, eSigner CKA) ακολουθώντας τον οδηγό που υποδεικνύει ο κατασκευαστής.
Ορατές υπογραφές στο Word και το Excel: γραμμές υπογραφής
Σε έγγραφα του Microsoft Word και του Excel μπορείτε να προσθέσετε ένα ορατή γραμμή υπογραφής Αυτό λειτουργεί ως ένας δεσμευμένος χώρος για τον υπογράφοντα να επικολλήσει το όνομά του, τη σαρωμένη χειρόγραφη υπογραφή του ή την εταιρική σφραγίδα. Ταυτόχρονα με την προσθήκη αυτής της ορατής γραμμής, το Office δημιουργεί επίσης την κρυπτογραφική ψηφιακή υπογραφή που συνδέεται με το έγγραφο.
Η συνήθης ροή εργασίας στο Word ή το Excel έχει ως εξής: πρώτον, το γραμμή υπογραφής και ορίζονται τα στοιχεία του υπογράφοντος (όνομα, θέση, email, οδηγίες)· στη συνέχεια, ο συντάκτης ή άλλο εξουσιοδοτημένο άτομο ανοίγει το αρχείο και υπογράφει τη γραμμή, επιλέγοντας το κατάλληλο ψηφιακό πιστοποιητικό.
Κατά τη διαμόρφωση μιας γραμμής υπογραφής, είναι δυνατό να καθορίσετε πεδία όπως:
- Προτεινόμενος υπογράφων: Πλήρες όνομα του ατόμου που αναμένεται να υπογράψει.
- Θέση ή τίτλος του υπογράφοντοςΓια παράδειγμα, Οικονομικός Διευθυντής ή Επικεφαλής Ανθρώπινου Δυναμικού.
- Προτεινόμενη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: χρήσιμο όταν πρόκειται να στείλετε το αρχείο για υπογραφή σε έναν συγκεκριμένο παραλήπτη.
- Οδηγίες για τον υπογράφονταΜηνύματα όπως «Ελέγξτε προσεκτικά όλες τις ρήτρες πριν από την υπογραφή» ή «Ελέγξτε τα ποσά και τις ημερομηνίες».
Επιπλέον, μπορείτε να αποφασίσετε εάν θα επιτρέψετε στον υπογράφοντα Προσθήκη σχολίων κατά την υπογραφή (για παράδειγμα, για να εξηγήσετε τον λόγο υπογραφής) και αν θέλετε να εμφανίζεται και η ημερομηνία στη γραμμή. Μόλις ολοκληρωθεί η διαδικασία, η γραμμή υπογραφής θα εμφανίζει το όνομα του υπογράφοντος, την ημερομηνία και, εάν χρησιμοποιηθεί, μια εικόνα της χειρόγραφης υπογραφής του.
Πώς να υπογράψετε μια γραμμή υπογραφής στο Word ή το Excel
Όταν υπάρχει ήδη γραμμή υπογραφής στο έγγραφο, ο υπογράφων πρέπει επιλέξτε το κατάλληλο πιστοποιητικό και εφαρμόστε την υπογραφή. Η διαδικασία, τόσο στο Word όσο και στο Excel, είναι πολύ παρόμοια.
Η συνήθης διαδικασία είναι να κάνετε δεξί κλικ στη γραμμή υπογραφής και να επιλέξετε την επιλογή "Υπογραφή" (ή να κάνετε διπλό κλικ σε αυτήν). Εάν το έγγραφο ανοίγει αρχικά σε προστατευμένη προβολή, μπορείτε να κάνετε κλικ στην επιλογή "Επεξεργασία ούτως ή άλλως", εφόσον η πηγή του αρχείου είναι αξιόπιστη.
Στο πλαίσιο υπογραφής, το Office θα εμφανίσει το προτεινόμενο πιστοποιητικό υπογραφής εγγράφου. Εάν δεν είναι αυτό που θέλετε, μπορείτε να κάνετε κλικ στην επιλογή Αλλαγή ή Περισσότερες επιλογές για να δείτε όλα τα διαθέσιμα πιστοποιητικά. πιστοποιητικά υπογραφής διαθέσιμα στο σύστημα (συμπεριλαμβανομένων εκείνων που εγκαθίστανται από λύσεις όπως το eSigner CKA). Μόλις επιλέξετε, μπορείτε να εισαγάγετε το όνομά σας, να επιλέξετε μια ψηφιακή εικόνα υπογραφής και, κάνοντας κλικ στην επιλογή Υπογραφή, η ψηφιακή υπογραφή θα εφαρμοστεί στο έγγραφο.
Μετά την υπογραφή, το Word ή το Excel θα εμφανίσουν ένα μήνυμα που υποδεικνύει ότι Η ψηφιακή υπογραφή έχει εφαρμοστεί σωστάΑπό εκείνη τη στιγμή και μετά, το έγγραφο θα προστατεύεται από τροποποιήσεις: εάν κάποιος προσπαθήσει να το επεξεργαστεί και να αποθηκεύσει τις αλλαγές, η υπογραφή θα ακυρωθεί. Σε πολλές περιπτώσεις, το Office επισημαίνει το αρχείο ως "Οριστικό" για να αποθαρρύνει την επεξεργασία και, όταν ανοιχτεί, θα εμφανίζει προειδοποιήσεις σχετικά με την παρουσία ψηφιακών υπογραφών.
Αν κάνετε διπλό κλικ στη γραμμή υπογραφής μετά την υπογραφή, θα έχετε πρόσβαση στο Λεπτομέρειες της υπογραφής και του πιστοποιητικού: όνομα υπογράφοντος, ημερομηνία και ώρα, σειριακός αριθμός πιστοποιητικού, ψηφιακό δακτυλικό αποτύπωμα, εκδίδουσα οντότητα, περίοδος ισχύος κ.λπ. Όλα αυτά επιτρέπουν στους παραλήπτες του εγγράφου να επαληθεύσουν ότι η υπογραφή είναι αυθεντική και ότι το πιστοποιητικό είναι έγκυρο.
Αόρατες υπογραφές σε Word, Excel και PowerPoint
Εκτός από τις ορατές υπογραφές, το Microsoft Office σάς επιτρέπει να προσθέσετε αόρατες ψηφιακές υπογραφές σε έγγραφα Word, υπολογιστικά φύλλα Excel και παρουσιάσεις PowerPoint. Σε αυτήν την περίπτωση, δεν εμφανίζεται γραμμή υπογραφής ή οπτικό σημάδι στη σελίδα ή τη διαφάνεια, αλλά το αρχείο προστατεύεται με τον ίδιο τρόπο και υποδεικνύεται ότι έχει υπογραφεί.
Η αόρατη υπογραφή εφαρμόζεται συνήθως από την προβολή πληροφοριών αρχείου. Μεταβαίνοντας στην καρτέλα Αρχείο και στη συνέχεια στις Πληροφορίες, μπορείτε να βρείτε επιλογές όπως "Προστασία εγγράφου" (ή "Προστασία βιβλίου εργασίας" στο Excel, "Προστασία παρουσίασης" στο PowerPoint) και, μεταξύ αυτών, την επιλογή να «Προσθήκη ψηφιακής υπογραφής».
Όταν επιλέξετε αυτήν την επιλογή, το Office θα σας ζητήσει να καθορίσετε το είδος δέσμευσης (για παράδειγμα, εάν είστε ο συντάκτης, ο εγκρίνων ή επικυρώνετε το έγγραφο για άλλο λόγο) και προσθέστε σχόλια που εξηγούν γιατί το υπογράφετε. Στη συνέχεια, θα πρέπει να επιλέξετε το ψηφιακό πιστοποιητικό που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για την υπογραφή, όπως ακριβώς και με τις ορατές υπογραφές.
Μόλις κάνετε κλικ στην επιλογή Υπογραφή, το Office θα εμφανίσει μια ειδοποίηση επιτυχίας και θα αλλάξει την κατάσταση του αρχείου σε "Υπογεγραμμένο έγγραφο" ή κάτι παρόμοιο. Το έγγραφο θα επισημανθεί ως τελικό για να διευκολυνθεί η ανίχνευση αλλαγών. Οποιαδήποτε μεταγενέστερη τροποποίηση θα ακυρώσει την υπογραφή.Οι χρήστες θα βλέπουν προειδοποιήσεις κατά το άνοιγμα ή την προσπάθεια επεξεργασίας του αρχείου. Αυτή η μέθοδος είναι πολύ πρακτική όταν η ασφάλεια και η ιχνηλασιμότητα είναι σημαντικά, αλλά δεν χρειάζεστε ορατό υδατογράφημα μέσα στο περιεχόμενο.
Υπογράψτε έγγραφα γραφείου με προηγμένα πιστοποιητικά ταυτότητας
Όταν χρησιμοποιείτε πιστοποιητικά που έχουν σχεδιαστεί ειδικά για υπογραφή εγγράφων και πιστοποίηση ταυτότηταςΌπως συμβαίνει με ορισμένους τύπους προηγμένων προσωπικών πιστοποιητικών, όχι μόνο επιτυγχάνεται η ακεραιότητα του αρχείου, αλλά και μια μεγαλύτερη εγγύηση ως προς το ποιος βρίσκεται πίσω από την υπογραφή.
Σε αυτές τις περιπτώσεις, η επικύρωση που εκτελείται από την οντότητα έκδοσης πιστοποιητικών μπορεί να περιλαμβάνει μια διεξοδική επαλήθευση του ατόμου ή της εταιρείας, η οποία προσδίδει μεγαλύτερο βάρος στην ψηφιακή υπογραφή στον έλεγχο, τη συμμόρφωση με τους κανονισμούς ή, όπου εφαρμόζεται, σε νομικές διαδικασίες. Είτε χρησιμοποιείτε ορατή υπογραφή (με γραμμή υπογραφής) είτε αόρατη υπογραφή (από το μενού προστασίας), οποιαδήποτε τροποποίηση μετά την υπογραφή Αυτό θα προκαλέσει την ακύρωση του εγγράφου και το Office θα το επισημάνει ως ελλιπές.
Σε εκδόσεις όπως το Office 2010 και το 2013, η διαδικασία για την τοποθέτηση μιας ορατής υπογραφής περιλαμβάνει την τοποθέτηση του κέρσορα στο σημείο του εγγράφου όπου θέλετε την υπογραφή, Εισαγωγή γραμμής υπογραφής από την καρτέλα ΕισαγωγήΓια να συμπληρώσετε τα στοιχεία του μελλοντικού υπογράφοντος, είτε εσείς είτε κάποιος άλλος θα επιλέξετε το πιστοποιητικό και θα εφαρμόσετε την υπογραφή. Για αόρατες υπογραφές, η διαδικασία περιλαμβάνει την μετάβαση στο Αρχείο, Πληροφορίες, Προστασία Εγγράφου και την επιλογή "Προσθήκη ψηφιακής υπογραφής", καθορίζοντας τις σχετικές λεπτομέρειες πριν κάνετε κλικ στην επιλογή Υπογραφή.
Εγγενής υπογραφή στο Microsoft 365 έναντι λύσεων τρίτων κατασκευαστών
Μια συνηθισμένη ερώτηση είναι εάν το Microsoft 365 διαθέτει πλήρως εγγενής λειτουργία υπογραφής εγγράφων που επιτρέπει τη χρήση πιστοποιητικών χωρίς να εξαρτάται από εξωτερικές λύσεις. Η πραγματικότητα είναι ότι το Office ενσωματώνει βασική υποστήριξη για ψηφιακές υπογραφές με πιστοποιητικά, αλλά η διαχείριση πιστοποιητικών (έκδοση, αποθήκευση, ανανεώσεις) συνήθως ανατίθεται σε τρίτοι εκδότες ή συμπληρωματικές υπηρεσίες.
Με άλλα λόγια, μπορείτε να υπογράφετε έγγραφα απευθείας από το Word, το Excel ή το PowerPoint χρησιμοποιώντας πιστοποιητικά που είναι αποθηκευμένα στον υπολογιστή σας ή εκτίθενται από λύσεις όπως το eSigner CKA, και αυτές οι διαδικασίες υποστηρίζονται από τις ίδιες τις εφαρμογές του Office. Ωστόσο, η δημιουργία και η διαχείριση πιστοποιητικών συνήθως εμπίπτει στην αρμοδιότητα [του αρμόδιου τμήματος/εταιρείας]. Δημόσιες Αρχές Πιστοποίησης (CA), εταιρικές Αρχές Πιστοποίησης (CA) ή υπηρεσίες υπογραφής που βασίζονται στο cloudΤο σημαντικό, από την οπτική γωνία του χρήστη, είναι ότι η τελική εμπειρία στο Office είναι αρκετά απρόσκοπτη: επιλέγετε το πιστοποιητικό, το υπογράφετε και το έγγραφο προστατεύεται.
Σχέση μεταξύ ψηφιακών αναγνωριστικών, email S/MIME και εγγράφων του Office
Τα λεγόμενα «ψηφιακά αναγνωριστικά» ή προσωπικά πιστοποιητικά έχουν διάφορες χρήσεις στο οικοσύστημα ασφαλείας. Ένα μόνο πιστοποιητικό ή μια οικογένεια πιστοποιητικών μπορεί να επιτρέψει, για παράδειγμα, Υπογραφή και κρυπτογράφηση email χρησιμοποιώντας S/MIME, επαληθεύστε τον εαυτό σας σε υπηρεσίες ιστού και υπογράψτε έγγραφα του Office ή PDF.
Όταν μιλάμε για «κλάση ψηφιακής ταυτότητας» ή «τι πιστοποιούν οι ψηφιακές ταυτότητες», αναφερόμαστε ακριβώς σε Για ποιες λειτουργίες εκδίδεται το πιστοποιητικό;Εάν είναι εξουσιοδοτημένο για υπογραφή email, έλεγχο ταυτότητας, υπογραφή εγγράφων κ.λπ., αυτό που έχει σημασία για το Office είναι ότι το πιστοποιητικό που χρησιμοποιείτε έχει ενεργοποιημένη την υπογραφή εγγράφων και ότι η αλυσίδα εμπιστοσύνης αναγνωρίζεται από το σύστημα όπου ανοίγει το αρχείο.
Συνδυάζοντας αυτές τις δυνατότητες (υπογραφή εγγράφων Office συν υπογραφή και κρυπτογράφηση email με S/MIME), μπορείτε να δημιουργήσετε εξαιρετικά ασφαλείς ροές εργασίαςΣυντάσσετε ένα συμβόλαιο στο Word, το υπογράφετε ψηφιακά, το στέλνετε με κρυπτογραφημένο και υπογεγραμμένο email και ο παραλήπτης μπορεί να επαληθεύσει τόσο το email όσο και το έγγραφο, γνωρίζοντας ότι κανείς δεν έχει πρόσβαση ή τροποποιήσει το περιεχόμενο.
Τελικές σκέψεις
Αυτό το ολόκληρο οικοσύστημα πιστοποιητικών, υπογραφών και προστασίας email και εγγράφων εντάσσεται σε μια ευρύτερη στρατηγική ασφάλεια πληροφοριών και συμμόρφωσηόπου οι ψηφιακές υπογραφές στο Office αποτελούν βασικό στοιχείο, ειδικά κατά τον χειρισμό ευαίσθητων δεδομένων ή εγγράφων με νομικές επιπτώσεις.
Η χρήση ψηφιακών πιστοποιητικών και υπογραφών στο Microsoft Office επιτρέπει την εργασία με ηλεκτρονικά έγγραφα με ένα επίπεδο ασφάλειας και ιχνηλασιμότητας που προηγουμένως συνδεόταν μόνο με έντυπες και τυποποιημένες χειρόγραφες υπογραφές. Με την κατάλληλη διαμόρφωση (έγκυρα πιστοποιητικά, αξιόπιστες αρχές έκδοσης πιστοποιητικών και, εάν είναι επιθυμητό, λύσεις cloud όπως το eSigner CKA), οι οργανισμοί μπορούν να υπογράφουν, να διανέμουν και να αρχειοθετούν αρχεία Word, Excel και PowerPoint με την ηρεμία ότι η ταυτότητα του υπογράφοντος και η ακεραιότητα του περιεχομένου υποστηρίζονται τεχνικά. Κοινοποιήστε αυτές τις πληροφορίες ώστε περισσότεροι χρήστες να ενημερωθούν για τη νέα εξέλιξη.