Θα θέλατε η εργασία και τα έγγραφά σας να είναι καλά οργανωμένα και ευανάγνωστα; Κάτι που μπορεί να σας βοηθήσει να το πετύχετε αυτό είναι να χρησιμοποιήσετε ένα ευρετήριο περιεχομένου. Τώρα, αν και είναι αλήθεια ότι μπορούμε να το δημιουργήσουμε χειροκίνητα, η διαδικασία είναι αργή και είναι πιο πιθανό να κάνουμε λάθη. Για αυτόν τον λόγο, Σε αυτό το άρθρο θα δούμε πώς να εισάγετε ένα ευρετήριο στο Word αυτόματα.
Ένα ευρετήριο έχει βασικά τη λειτουργία απαριθμήστε τα θέματα που βρίσκονται σε ένα έγγραφο, καθώς και τον αριθμό της σελίδας στην οποία εμφανίζονται. Ωστόσο, για να λειτουργήσει όπως αναμένεται, θα πρέπει να μορφοποιήσετε σωστά τους τίτλους των εγγράφων σας. Ας συζητήσουμε πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα εργαλεία στο Word για να δημιουργήσετε το δικό σας ευρετήριο.
Πώς να εισαγάγετε ένα ευρετήριο στο Word αυτόματα;
Για να μάθετε πώς να εισάγετε αυτόματα έναν πίνακα περιεχομένων στο Word, πρέπει πρώτα να γνωρίζετε ορισμένους σημαντικούς παράγοντες. Πρώτα απ 'όλα, να έχετε κατά νου ότι Είναι απαραίτητο να γνωρίζετε πώς να οργανώνετε τους τίτλους του κειμένου σας. Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να βάλετε τη μορφή που θέλετε στους τίτλους που θα εμφανίζονται στο ευρετήριο που πρόκειται να δημιουργήσετε. Σε γενικές γραμμές, μπορούμε να επιλέξουμε ανάμεσα στο να βάλουμε τον τίτλο 1 ή τον τίτλο 2.
Σε περίπτωση που θέλετε όλες οι επικεφαλίδες να είναι ίδιες, μπορείτε να βάλετε την Επικεφαλίδα 1 σε όλες. Αλλά, εάν θέλετε το ευρετήριό σας να έχει πιο ελκυστικό στυλ και τα κεφάλαια να βρίσκονται μέσα σε άλλα, μπορείτε επίσης να προσθέσετε μια Επικεφαλίδα 2. Με αυτόν τον τρόπο, η επικεφαλίδα 'Επικεφαλίδα 2' θα βρίσκεται μέσα στην 'Επικεφαλίδα 1' που προηγείται. Αφού οργανωθούν οι επικεφαλίδες σας, μπορείτε να εισαγάγετε το ευρετήριο. Πως να το κάνεις? Ας δούμε.
Βήματα για την αυτόματη δημιουργία ευρετηρίου στο Word
Στη συνέχεια, ας δούμε το βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε για να εισαγάγετε ένα ευρετήριο στο Word. Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι να εντοπίσετε τον ιδανικό χώρο στον οποίο θέλετε να εισαχθεί ο πίνακας με τα περιεχόμενα και κάντε κλικ εκεί. Αφού το επιλέξετε, ακολουθήστε τα εξής βήματα:
- Κάντε κλικ στην καταχώρηση «Αναφορές» που θα δείτε στην κορυφή του Word.
- Στην αριστερή πλευρά της γραμμής εργαλείων, κάντε κλικ στην επιλογή "Πίνακας περιεχομένων" για να εμφανιστεί το μενού.
- Τώρα επιλέξτε την αυτόματη μορφή πίνακα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.
- Μόλις γίνει αυτό, ο πίνακας θα εισαχθεί αυτόματα στο χώρο που επιλέξατε.
- Ετοιμος! Δεν χρειάζεται να κάνετε τίποτα άλλο, γιατί το Word θα χρησιμοποιήσει τους τίτλους που είχατε εκχωρήσει προηγουμένως.
Αυτά τα βήματα θα σας επιτρέψουν να δημιουργήσετε αυτόματα έναν πίνακα περιεχομένων (ευρετήριο). Που σημαίνει ότι το Word θα επιλέξει από προεπιλογή τη σχεδίαση που θα έχει το ευρετήριο. Για παράδειγμα, θα δείτε μια προεπιλεγμένη γραμματοσειρά και μια σειρά από κουκκίδες για να συνδέσετε τους τίτλους με τους αντίστοιχους αριθμούς σελίδων τους.
Πώς να προσαρμόσετε το ευρετήριο στο Word;
Τώρα, είναι αλήθεια ότι το αυτόματο ευρετήριο των προσφορών του Word προσαρμόζεται στις περισσότερες από τις απαιτήσεις. Παρ 'όλα αυτά, σε περίπτωση που θέλετε να δημιουργήσετε έναν πιο προσαρμοσμένο πίνακα, το εργαλείο προσφέρει επίσης αυτή τη λειτουργία. Πώς μπορείτε να το εκμεταλλευτείτε; Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να κάνετε τα εξής:
- Κάντε κλικ στην καταχώρηση «Πίνακας περιεχομένων».
- Τώρα κάντε κλικ στον «Προσαρμοσμένο πίνακα περιεχομένων» ή στον «Μη αυτόματο πίνακα».
- Κάντε τις αλλαγές που θέλετε.
- Ετοιμος! Έτσι θα έχετε δημιουργήσει ένα προσαρμοσμένο ευρετήριο.
Τι τροποποιήσεις μπορείτε να κάνετε εάν επιλέξετε Προσαρμοσμένο Πίνακα Περιεχομένων; Να θυμάστε ότι όποια και αν είναι η αλλαγή, θα μπορείτε να τη δείτε τουλάχιστον δύο φορές σε προεπισκοπήσεις. Μεταξύ των αλλαγών που μπορείτε να κάνετε στο ευρετήριο είναι:
- Αλλάξτε το στυλ του ευρετηρίου: προσαρμόστε το στυλ του ευρετηρίου σύμφωνα με τα γούστα σας. Μερικές από τις αλλαγές που θα μπορείτε να κάνετε είναι: προσαρμογή του μεγέθους και του στυλ της γραμματοσειράς, του χρώματος και της μορφής των αριθμών σελίδων.
- Προσθέστε κείμενο στο ευρετήριό σας: Σε περίπτωση που θέλετε να προσθέσετε προσαρμοσμένο κείμενο στον πίνακα περιεχομένων σας, απλώς κάντε κλικ στο «Εισαγωγή» στο παράθυρο διαλόγου.
- Προσθέστε κουκκίδες, αρίθμηση ή αλλάξτε τη γραμματοσειρά.
Κάτι άλλο που θα σας βοηθήσει να εκμεταλλευτείτε το ευρετήριο του Word είναι να γνωρίζετε πώς να το χρησιμοποιήσετε για κύλιση στο κείμενο. Για παράδειγμα, εάν κρατήσετε πατημένο το πλήκτρο Control ενώ κάνετε κλικ σε μία από τις επικεφαλίδες του πίνακα, μπορείτε να μεταβείτε απευθείας σε αυτήν την ενότητα κειμένου. Αυτό είναι ένα πλεονέκτημα, καθώς σας επιτρέπει να μετακινηθείτε πιο εύκολα σε ένα μεγάλο κείμενο που επεξεργάζεστε.
Πώς να ενημερώσετε το ευρετήριο που έχετε εισαγάγει;
Από την άλλη πλευρά, λάβετε υπόψη ότι το ευρετήριο που εισάγεται στο Word δεν ενημερώνεται αυτόματα. Αυτό σημαίνει ότι θα πρέπει να το ενημερώνετε κάθε φορά που προσθέτετε ή τροποποιείτε τους τίτλους και τις επικεφαλίδες του κειμένου σας. Πώς μπορείτε λοιπόν να ενημερώσετε γρήγορα το ευρετήριο; Ολοκληρώνοντας αυτά τα απλά βήματα:
- Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από το ευρετήριο και κάντε δεξί κλικ.
- Τώρα, κάντε κλικ στο «Ενημέρωση πεδίων».
- Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην καταχώριση «Ενημέρωση ευρετηρίου» (μπορείτε να ενημερώσετε μόνο τους αριθμούς σελίδων ή ολόκληρο τον πίνακα).
- Ετοιμος! Με αυτόν τον τρόπο θα έχετε ενημερώσει το εισαγόμενο ευρετήριο.
Πώς να δημιουργήσετε ένα ευρετήριο στο Office Online;
Εάν χρησιμοποιείτε την ηλεκτρονική έκδοση του προγράμματος επεξεργασίας κειμένου της Microsoft, η διαδικασία για την εισαγωγή ευρετηρίου είναι πολύ παρόμοια με την παραπάνω. Για να το κάνετε αυτό, το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι μπείτε στον επεξεργαστή και οργανώστε τις επικεφαλίδες των κειμένων σας με τη μορφή που θέλετε. Μπορείτε να επιλέξετε Επικεφαλίδα 1, Επικεφαλίδα 2, Επικεφαλίδα 3 ή οτιδήποτε άλλο θέλετε.
Αφού οργανώσετε τις επικεφαλίδες, ήρθε η ώρα να εισαγάγετε τον πίνακα περιεχομένων που θα σας επιτρέψει να ταξινομήσετε και να μετακινηθείτε στο κείμενό σας. Για να το πετύχετε αυτό, ακολουθήστε αυτά τα απλά βήματα:
- Κάντε κλικ στην καταχώρηση «Αναφορές» στην επάνω δεξιά γωνία των εργαλείων.
- Τώρα, κάντε κλικ στην επιλογή «Πίνακας περιεχομένων».
- Επιλέξτε το στυλ πίνακα περιεχομένων που θέλετε.
- Οι κεφαλίδες θα εντοπιστούν αυτόματα και θα τοποθετηθούν στη θέση τους.
- Ενημερώστε το ευρετήριο καθώς κάνετε αλλαγές ή προσθέτετε κεφαλίδες.
- Ετοιμος. Έτσι θα έχετε εισαγάγει ένα ευρετήριο στο Word Online.
Όπως μπορείτε να δείτε, η προσθήκη ευρετηρίου στα κείμενα ή τα έγγραφά σας στο Word δεν είναι τόσο περίπλοκη όσο φαίνεται. Απλά πρέπει να γνωρίζετε τη θέση των εργαλείων και πώς να τα εκμεταλλευτείτε. Εάν το κάνετε, θα δείτε πώς θα οργανωθούν καλύτερα τα κείμενά σας, κάτι που με τη σειρά του θα σας εξοικονομήσει χρόνο και δουλειά.